Organiser un mariage : 5 conseils pratiques

Bienvenue dans ce tout premier épisode du podcast mariage !! J’ai voulu démarrer ce podcast avec un épisode “court mais efficace” qui je l’espère sera très utile pour toutes les futures mariées qui se lancent dans leurs préparatifs de mariage ! Vous allez vite vous rendre compte qu’organiser un mariage ça prend du temps et surtout ça demande un minimum d’organisation ! Alors autant bien commencer et mettre en place une organisation simple mais efficace, et surtout des outils qui vont vous faire gagner du temps et vous permettre d’avancer sereinement !

Je vous propose un épisode qui devrait être assez court et dans lequel je vais vous donner 5 conseils pratiques pour vous organiser dans vos préparatifs. L’idéal c’est de mettre ça en place dès le départ pour éviter de se laisser dépasser, mais si vous avez déjà commencé à préparer votre mariage, vous pouvez tout à fait chopper les derniers conseils qui vous intéressent.

On commence avec un premier conseil d'organisation très simple : aller dans le magasin Hema le plus proche pour s’acheter un carnet qui servira de support pour y noter toutes vos recherches au fur et à mesure. ça peut paraître tout bête dit comme ça, même un peu “old school” de choisir un support papier ! Mais je vous assure que vous allez gagner beaucoup de temps par la suite et que vous serez bien contentes d’avoir tout l’historique de vos recherches regroupé sur un seul support ! Ce carnet je l’utilise encore, et il m’a bien sauvée pendant la réorganisation du mariage, suite au COVID, j’y retrouve tous les prestataires que j’ai contactés / ceux qui ont répondu / ceux que j’ai sélectionnés… TOUS nos échanges sont notés dessus.

Alors, je vous conseille de choisir un carnet pas trop girly pour que Monsieur ait envie de participer lui aussi.

Un carnet pas trop grand pour pouvoir le glisser facilement dans votre sac et l’emmener à tous vos rdv prestataires.

Ensuite, vous organisez votre carnet comme vous le sentez ! Je vais vous expliquer comment personnellement je l’ai utilisé, je vous laisse vous en inspirer et adapter en fonction de votre organisation.

Intuitivement, j’ai préféré travailler avec un système de double page. Je vous explique : à chaque nouveau sujet, je démarre sur une nouvelle double page. Je note le titre, le prestataire dont il est question, la date (très important pour se rappeler de quand datent les derniers échanges). Puis je mets mes notes en vrac : les questions que je souhaite poser, les détails à creuser avec le prestataire, des exemples, des inspirations, tout ce qui me semble pertinent.

Donc j’ai préféré travailler par ordre chronologique, à chaque fois qu’on se posait tous les deux pour avancer sur nos préparatifs de mariage, je sortais le carnet, hop ! nouvelle double page, sujet du jour, et on avance !

Par exemple, j’ai notre carnet devant les yeux et au tout début on a commencé par lister les invités, la famille, les amis, les +1. La double page suivante, c’est marrant de retomber dessus … on s’était posé tous les deux pour lister LES INTERDITS et LES OBLIGATIONS, en gros ce qu’on voulait ABSOLUMENT ou ABSOLUMENT pas à notre mariage, les points non négociables. Et c’est déjà un bon début d’être d’accord sur tout ça !! Et ensuite on a plusieurs pages de recherche de lieux. Il n’y a pas de secret, le lieu de réception c’est vraiment le premier élément à valider et ça peut prendre un peu de temps ! On aura l’occasion d’en reparler dans un prochain épisode …

En tout cas, j’ai trouvé ce système très pratique, et vraiment peu contraignant.

Mais sachez qu’il y a un autre système qui, peut-être, conviendra d’avantage à certaines d’entre vous, c’est de travailler plutôt par thème. Dans ce cas, choisissez un carnet avec des sortes d'intercalaires intégrés. Vous pouvez les utiliser pour séparer vos recherches “par thème” avec une rubrique “recherche de lieux” par exemple / une autre rubrique “robes” (ou “tenus des mariés” pour regrouper robe / costume / chaussures / bijoux / accessoires …) / rubrique invités / et ainsi de suite ... Avec ce système c’est sûrement mieux organisé mais ça nécessite d’avoir un paquet de rubriques différentes et de gérer un peu le nombre de pages nécessaires pour chacun des thèmes. ça me paraissait beaucoup plus contraignant. Mais à vous de voir ce qui vous semble le plus pratique.

Et une fois le mariage passé, ce carnet, ça peut faire un souvenir de plus à garder pour se remémorer toute cette période de préparatifs !

Mon deuxième conseil, c’est de vous créer une adresse mail commune, si vous n’en avez pas déjà une. Il faut savoir qu’organiser un mariage ça représente beaucoup d’échanges de mails ! Au départ, c’est principalement de la recherche de prestataires. Quand vous aurez sélectionné vos chouchous, vous allez ensuite avoir plus ou moins de choses à planifier, arranger, peaufiner avec chacun de vos prestas. Et c’est super important de pouvoir s’y retrouver facilement. Sinon vous risquez de très vite crouler sous les mails. Et il n’y a rien de plus angoissant !

Une boite mail organisée, ça va vous faire gagner un temps précieux, croyez-moi !

Personnellement, je suis une grande fan de GMAIL. Je trouve l’utilisation très simple et intuitive. En quelques clics on peut se créer un compte gratuitement, il n’y a rien de plus simple ! Je vous conseille de créer une adresse du style “prénom de l’un”.”prénom de l’autre”@gmail.com ( prenom.prenom@gmail.com ).

Choisissez un code en commun, bien sûr, comme ça les deux auront accès à la boite mail.

Ensuite, je vous conseille fortement d’organiser vos mails dans des dossiers et sous dossiers pour retrouver les messages en 2 clics.

Pour vous donner un exemple, on n’a jamais plus de 10 mails dans la boite de réception et ce sont uniquement des mails “à traiter rapidement”, tout le reste est trié dans des dossiers. Il y a un gros dossier MARIAGE, à l’intérieur duquel on a 16 sous dossiers (invités / lieux / civil / traiteur / cérémonie / tenues / musique / etc. etc.)

Et cette adresse mail peut bien sûr vous servir aussi pour tous les dossiers en commun : les voyages, les commandes internet etc.

Je termine avec le gros avantage de passer par GMAIL, c’est l’espace DRIVE qui est rattaché à chaque adresse @mail. Le DRIVE va vous permettre de stocker et trier vos photos, vos contrats, les documents importants. Vous aurez tout sous la main à n’importe quel moment, peu importe où vous êtes. Et surtout il n’y a pas de risque de perdre un contrat ou de voir ses photos disparaître.

Et petite parenthèse COVID, parce que devoir reporter un mariage c’est une prise de tête sans nom, soyons honnête ! Et bien c’est grâce à ma boite mail ultra-organisée que j’ai pu valider le report du mariage auprès de tous nos prestataires en 1 seule journée ! oui, oui ! Avoir tous ses contacts bien triés dans les bons sous-dossiers, ça vous fera vraiment gagner du temps.

On passe au 3ème conseil pour une bonne organisation de mariage: c’est de se créer un tableau EXCEL, ou plutôt 2 tableaux, je vous explique pourquoi tout de suite. Alors, pas besoin d’être un pro pour l’utiliser de façon basique et gagner énormément de temps. EXCEL c’est très simple quand on a simplement besoin des fonctions de base.

Le premier tableau à se créer dès le départ, vraiment c’est un conseil que je vous donne, c’est un tableau BUDGET MARIAGE dans lequel vous allez répertorier tous les postes de dépenses. Avant de valider un prestataire, avant même de vous lancer dans les recherches, ça peut vous aider à estimer, en gros, le budget de votre mariage. Vous décidez par exemple de mettre tel montant pour votre lieu de réception / tel montant pour votre traiteur, etc. ça ce sont des premières estimations, bien sûr ça va évoluer !

Petit à petit vous allez choisir vos prestataires. Et dès que vous allez valider un presta, notez dans votre tableau budget le montant que vous signez sur le contrat. Progressivement, vous allez donc pouvoir remplacer vos “estimations” par les vrais montants des prestataires que vous aurez bookés pour votre mariage.

Sur la colonne suivante, je vous conseille aussi de noter les dates de paiement des acomptes / et sur une autre colonne, ce qu’il reste à payer. Pas besoin de faire plus compliqué, de rentrer dans trop de détails. Le but ici c’est de vous créer un outil pratique qui va vous faire gagner du temps.

Parce que le gros avantage d’Excel c’est qu’en utilisant la formule “somme”, le TOTAL se met à jour tout seul au fur et à mesure que vous remplirez votre tableau. Et si vous avez une ligne à ajouter ou un montant à corriger, le calcul va se refaire automatiquement. ça permet d’avoir une idée précise des budgets tout au long des préparatifs de mariage. Et honnêtement, je ne sais pas comment on peut faire sans ce tableau budget ! Alors mettez-le en place dès le départ pour commencer sur de bonnes bases !

Un autre tableau qui vous sera très utile mais qui peut être mis en place un peu plus tard : la LISTE D'INVITÉS ! Je vous conseille de créer une nouvelle ligne pour chaque personne. Utilisez plusieurs colonnes pour noter le nom, le prénom, l’adresse mail (très utile quand on a besoin de prévenir tous ces invités d’un report COVID, par exemple), l’adresse postale pour envoyer facilement le save the date / vos faire-parts / remerciements, une colonne réponse, vous pouvez ajouter une autre colonne pour les logements, pour confirmer la présence le lendemain, et plus tard vous pourrez noter s’il y a des allergies, des menus végétariens, et toute autre info qui vous semble utile.

Avec ce tableau, en un coup d’oeil, vous saurez exactement combien d’invités vous avez à votre mariage. Et au moment d’envoyer les faire-parts, croyez moi vous avez autre chose à faire que de demander à chacun son adresse.

Un dernier conseil sur ce qui concerne Excel, c’est d’utiliser un système de couleurs pour que ce soit plus lisible et plus facile d’utilisation. Et ce tableau, on n’oublie pas de le sauvegarder sur l’espace Drive, dont je vous parlais juste avant ! Comme ça vous y avez accès n’importe où et à tout moment !

Mon 4ème conseil, c’est la partie la plus fun et créative de l’organisation de mariage ! Celle qui parle généralement davantage aux futures mariées femmes !

C’est de vous créer un compte PINTEREST, si vous n’êtes pas encore accro à cette plateforme, c’est le meilleur moment pour vous plonger dedans !

Sur pinterest on trouve uniquement des photos, c’est une plateforme qui marche avec les visuels et sur laquelle on trouve une tonne d’inspirations en seulement quelques clics. Tout fonctionne par “tableaux pinterest” qui regroupent des visuels sur un thème en particulier.

En vous créant un compte, vous pouvez vous aussi constituer vos propres tableaux pour regrouper toutes vos inspirations mariage dans un même lieu. Que ce soit des photos trouvées sur pinterest, des articles de blogs que vous voulez garder sous la main, des photos personnelles ou même des captures d’écran que vous gardez sur votre téléphone… vous pouvez TOUT regrouper sur vos tableaux personnels.

Alors quelques conseils avant de vous lancer :

Déjà, prévoyez plusieurs tableaux à thème pour ne pas tout mélanger ensemble. Un tableau d’inspiration “coiffures” par exemple, un autre tableau pour la “décoration de table”, etc. C’est très utile au moment d’échanger avec ses prestataires déco, fleurs, maquilleuse, coiffure … Il vous suffit de leur montrer vos inspirations, en un coup d’oeil ils comprendront ce que vous attendez.

Pensez aussi à l’option “secret” pour garder vos tableaux en mode privé. Si vous souhaitez garder la surprise pour vos invités ou si vous voulez ajouter vos photos d’essayages de robe par exemple, c’est mieux de passer sur le mode “tableau secret”.

Et n’hésitez pas à partager vos tableaux avec les prestataires que vous aurez choisis. En ajoutant leur adresse mail, vous pouvez les inviter à avoir accès à votre tableau personnel. Comme ça vous pourrez tous les deux ajouter des inspirations dans ce tableau partagé.

On arrive sur le 5ème conseil pour une super organisation de mariage, qui est de suivre des comptes mariage sur les réseaux sociaux, tout simplement pour s’imprégner, se plonger dans l’univers du mariage même sans être en recherche active.

Comme ça, quand vous ouvrirez votre page instagram, vous pourrez tomber sur de nouvelles inspirations de robe, des idées de couleurs de fleurs et décoration, ou un style de coiffure pour lequel vous avez un coup de coeur, etc.

Par exemple, je vous conseille de suivre les comptes des salons du mariage parce qu’ils publient des infos sur tous les prestataires qui participent au salon et c’est généralement une mine d’infos facile d’accès.

Et quand vous tombez sur une image qui vous inspire, faites une capture d’écran, et hop ! vous l’enregistrez dans votre tableau pinterest. Et la boucle est bouclée !

Je vous invite aussi à suivre des blogs mariage, personnellement je les consulte plus pour la partie “organisation” et les “shootings d’inspiration”.

Et puis bien sûr le podcast mariage pour toutes celles qui n’ont pas le temps de lire des articles complets et qui préfèrent prendre leur dose d’inspiration tout en étant dans les transports ou en se baladant ! L’avantage du podcast, en plus du fait qu’on peut l’écouter partout, c’est que vous allez découvrir les récits en live de mariées qui nous racontent leurs préparatifs et nous partagent leurs astuces. C’est un tout nouveau format et j’espère que vous trouverez plein d’infos utiles par ici !!

Je termine par un dernier conseil BONUS : se fixer un jour dans la semaine pour avancer à 2 sur l’organisation du mariage. Une sorte de RDV fixe, en couple, pour faire des préparatifs un moment sympa.

Nous on s’est fixé le Mercredi soir, parce que le début de semaine c’est toujours speed et en fin de semaine on a souvent des soirées de prévues. Donc Mercredi c’est organisation de mariage !

Alors bien sûr on n’a pas bossé sur le mariage TOUS les mercredis, mais à une période on était obligé de caler un créneau pour avancer assez vite sur la recherche des principaux prestataires. Et en se donnant un RDV fixe, au moins on savait que le Mercredi on devait rentrer pas trop tard pour se poser “sérieusement” sur le dossier mariage. Et je pense que ça nous a bien aidés à ne pas prendre trop de retard !

Voilà, on arrive à la fin de ce tout premier épisode !! J’espère sincèrement qu’il vous a plu et que vous avez pu piocher quelques conseils utiles pour vous lancer sereinement dans vos préparatifs de mariage !

N’hésitez pas à me laisser un 5* si c’est le cas, c’est ce qui va m’aider à faire connaître le podcast mariage !

Et si vous pensez qu’il sera utile à une copine en pleine organisation de son mariage, n’oubliez pas de lui partager cet épisode, je suis sûre que ça lui rendra service !

Je vous invite tout de suite à vous abonner au podcast pour ne pas louper les prochains épisodes ou alors à me suivre sur les réseaux sociaux.

Enfin, si vous voulez que j’aborde des thèmes particuliers, ou même si vous avez des astuces à partager pour compléter cet épisode, n’hésitez pas à me laisser un commentaire, j’y répondrai avec plaisir !

Belle journée à tous, et je vous dis à très vite pour de nouvelles CONFIDENCES !